Ngày 15/5/2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Công chứng (sửa đổi). Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2025, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực công chứng tại Việt Nam. Cụ thể: 
1. Hình thức và điều kiện văn bản công chứng điện tử
Theo quy định mới, văn bản công chứng điện tử được tạo lập trực tiếp trên nền tảng điện tử hoặc chuyển đổi từ văn bản giấy sang dạng điện tử, phải đáp ứng:
- Có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng;
- Có ít nhất một yếu tố xác thực như mã QR, đường dẫn hoặc mã số riêng.
2. Phạm vi áp dụng
Công chứng điện tử được chia thành hai hình thức:
- Công chứng điện tử trực tiếp: áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự.
- Công chứng điện tử trực tuyến: áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và các hành vi pháp lý đơn phương.
Ngoài ra, các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam cũng được phép thực hiện công chứng điện tử theo quy định tại Điều 73 của Luật Công chứng.
3. Quy trình thực hiện công chứng điện tử trực tiếp
Quy trình thực hiện hoàn toàn trên nền tảng điện tử và bao gồm các bước:
- Khởi tạo giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử bởi công chứng viên;
- Tải văn bản giao dịch dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc đã ký số lên hệ thống;
- Xác nhận nội dung – người yêu cầu đọc lại hoặc nghe công chứng viên đọc văn bản trên nền tảng;
- Xuất trình, xác minh giấy tờ tùy thân – công chứng viên đối chiếu thông tin và chuyển đổi giấy tờ thành dữ liệu để lưu trữ điện tử;
- Nhận diện và xác thực nhân thân, công chứng viên chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản (trừ trường hợp đã đăng ký mẫu chữ ký số hợp lệ);
- Kiểm tra và ký xác nhận – công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, thực hiện ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng;
- Hoàn tất nghiệp vụ – tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản, ký số, thu phí và phát hành văn bản công chứng;
- Gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu qua email hoặc nền tảng lưu trữ theo đăng ký;
- Lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử theo quy định.
(Trường hợp văn bản công chứng điện tử cần sửa lỗi kỹ thuật, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ giao dịch, các nội dung này phải được lập thành văn bản riêng, có ký số, và đính kèm với văn bản công chứng điện tử gốc.)
Để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị hạ tầng công nghệ, thiết lập chữ ký số và phối hợp với tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện để tích hợp hình thức công chứng điện tử vào hoạt động thực tiễn.
